Zpracování osobních údajů klientů společnosti MS-INVEST a.s.

1. Úvod

1.1 Společnost MS-INVEST a.s. („Společnost“) v rámci výkonu svého podnikatelského oprávnění realizuje developerský projekt – polyfunkční dům. Při činnostech spojených s výkonem podnikatelského oprávnění dochází ke zpracování osobních údajů nejrůznějších osob.

1.2 Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak Společnost zpracovává osobní údaje některých fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společnost a jejími klienty.

1.3 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty, fyzické osoby, poskytující Společnosti osobní údaje, a v přiměřeném rozsahu též na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyl navázán smluvní vztah), jakož i na klienty bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi Společností a klientem. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce klientů.

2. Zásady zpracování osobních údajů

2.1 Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi MSI a jejími
klienty respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž
dodržujeme zejména následující zásady:

(a) osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním
způsobem;

(b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně
vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s
těmito účely neslučitelný;

(d) jsou přijata rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesně a
aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly
bezodkladně vymazány nebo opraveny;

(e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které
jsou zpracovávány;

(f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje
náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných
technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním
zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

3. Totožnost a kontaktní údaje správce

3.1 Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů jsme my, společnost MS-INVEST a.s., se sídlem
Koliště 13, Černá Pole, 602 00 Brno, IČO: 25544756, DIČ: CZ699004584, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem, spisová značka B 2788.

Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů klientů se na nás můžete obrátit prostřednictvím elektronické pošty osobniudaje@ms-invest.cz.

4. Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

MSI zpracovává osobní údaje v
souvislosti se vztahy mezi MSI a jejími klienty v níže uvedených
případech:

4.1 Zpracování osobních údajů fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi MSI a jejími klienty
je nezbytné pro účely plnění smlouvy s daným klientem, a dále pro
zajištění některých činností nezbytných pro fungování MSI jako obchodní
společnosti.

V těchto
případech jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové,
a souvisejících činností tak, aby bylo možné zajistit plnění smlouvy a
zároveň omezit rizika, která plynou MSI z případného neplnění závazků ze
strany klienta. Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je
smluvním požadavkem a neposkytne-li klient potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu
uzavřít.

4.2 Zpracování je nezbytné pro účely plnění právních povinností nebo ochrany
oprávněných zájmů MSI či třetích osob. MSI může zpracovávat osobní údaje fyzických
osob v souvislosti se vztahy mezi MSI a jejími klienty bez souhlasu těchto osob
též, pokud oprávněné zájmy MSI (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob,
včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se o následující činnosti:

(a) vedení účetnictví MSI;

(b) hodnocení důvěryhodnosti klienta,
vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků MSI;

(d) v omezeném rozsahu rovněž marketing.

5. Kategorie dotčených osobních údajů

5.1 MSI zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi MSI
a jejími klienty v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány
jsou zejména:

(a) kontaktní a identifikační údaje klientů,
případně osob, zastupujících klienta – právnickou osobu nebo skutečných
majitelů klienta – právnické osoby, případně zaměstnanců klienta (např. jméno,
příjmení, rodné číslo, adresa bydliště, korespondenční adresa, mobilní telefon,
e-mailová adresa apod.);

(b) údaje, související s financováním
koupě nemovitosti a poskytovaným finančním poradenstvím;

6. Zdroje osobních údajů

6.1 Potřebné osobní údaje získáváme zejména od klientů v rámci jednání o
uzavření smlouvy či v průběhu jejího plnění; nebo při osobní a písemné
komunikaci s klienty, včetně komunikace emailem. Vybrané osobní údaje můžeme
získávat též z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků,
zejména z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku;
z dlužnických registrů, nebo z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které
nám klienti poskytují v souvislosti s plněním příslušných smluv.

7. Způsob zpracování osobních údajů

7.1 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi MSI
a jejími klienty jsou zpracovávány především zaměstnanci MSI, ve vybraných
případech též jejími externími spolupracovníky nebo dodavateli na základě
smlouvy (zejména osoby zajišťující stavební dozor, reklamační technici,
marketingová agentura, poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé právních služeb,
poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb). Způsob, kterým MSI
zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi MSI a jejími
klienty, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních
systémech MSI nebo jejích dodavatelů.

8. Příjemci osobních údajů

8.1 Pro účely plnění svých povinností je MSI oprávněna nebo přímo povinna
(tj. bez souhlasu subjektu údajů) předávat jeho osobní údaje:

(a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných
povinností (orgány činné v trestním řízení, finanční úřady apod.);

(b) subdodavatelům MSI, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům
přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči MSI;

8.2 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi MSI
a jejími klienty jsou zpracovávány výhradně na území České republiky.

9. Doba zpracování osobních údajů

9.1 MSI zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi MSI
a jejími klienty pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž
průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné
pro určitý účel. Pokud zjistí, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů,
pro které byly zpracovávány, odstraní je.

9.2 V této souvislosti obecně platí, že pro účely plnění smlouvy s klienty
jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy mezi klientem a MSI a
dále archivovány po dobu deseti (10) let, pokud právní předpisy nestanoví dobu
delší. V některých případech mohou být i po uplynutí těchto dob osobní
údaje dále zpracovávány, a to až do doby, kdy existuje reálně riziko potřeby
případného vymáhání pohledávek z daných smluv, kdy takové zpracování
obvykle souvisí s ochranou oprávněných zájmů MSI či třetích osob.

10. Další zpracování osobních údajů potenciálních klientů

10.1 Při prvním kontaktu s potenciálním klientem jsou pro účely vyřízení
jeho požadavku zpracovávány jeho osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení,
telefonní číslo, e-mailová adresa. Tyto údaje jsou shromážděny pracovníkem
zákaznické linky nebo prostřednictvím webového formuláře a předány pověřenému
pracovníkovi obchodního oddělení.

10.2 Každý potenciální klient, který se dotáže MSI na nabízené produkty a
služby, je požádán o udělení souhlasu se zpracováním základních kontaktních
údajů (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa) pro účely
marketingových sdělení na dobu tří (3) let. Udělení tohoto souhlasu je
dobrovolné. Pokud potenciální klient souhlas neudělí, budou jeho osobní údaje
po vyřízení dotazu vymazány, pokud s ním nebude dále jednáno o uzavření
smlouvy.

10.3 Osobní údaje potenciálních klientů, se kterými bylo jednáno o uzavření
smlouvy, ale k uzavření smlouvy nedošlo, jsou ze strany MSI dále
zpracovávány v rozsahu (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová
adresa, důvod ukončení jednání o uzavření smlouvy) na základě oprávněného zájmu
MSI na udržení kontaktu s těmito osobami a zachování možnosti informovat
tyto osoby o případných relevantních nabídkách v budoucnu.

11. Marketingová soutěž

11.1 V souvislosti s poskytovanými službami pořádá MSI rovněž
marketingové soutěže. Pro účely marketingových soutěží jsou se souhlasem
klienta (soutěžícího) zpracovávány osobní údaje v rozsahu (jméno,
příjmení, telefonní číslo a e-mailová adresa). Podrobnosti jsou vždy uvedeny
v pravidlech jednotlivých soutěží.

11.2 Účast v marketingové soutěži, jakož i poskytnutí osobních údajů pro
tyto účely, jsou dobrovolné a nemají vliv na poskytování jiných služeb ze
strany MSI.

12. Práva související se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se
zpracováním osobních údajů ze strany MSI mají fyzické osoby (subjekty údajů) zejména
následující práva:

(a) Právo na přístup k osobním údajům. Subjekt údajů má právo
získat od MSI potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou
zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním
údajům a k dalším stanoveným informacím. MSI v takovém případě poskytne subjektu
údajů také kopii zpracovávaných osobních údajů. Kopie osobních údajů bude
danému subjektu údajů poskytnuta bezplatně nevýše jedenkrát za kalendářní rok.
Za další kopie bude MSI účtovat subjektu údajů poplatek na základě věcných
nákladů na pořízení kopie.

(b) Právo na opravu. Subjekt údajů má dále právo na to, aby MSI bez
zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají.
S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění
neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

(c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Subjekt údajů má právo na
to, aby MSI bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu
týkají, a MSI má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud
je dán některý z důvodů stanovených nařízením a MSI není z jiného
důvodu oprávněna si osobní údaje ponechat.

(d) Právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má právo na to, aby MSI omezila
zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních
údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších
případech stanovených nařízením.

(e) Právo na přenositelnost údajů. Za podmínek stanovených právními
předpisy může mít subjekt údajů též právo na přenositelnost údajů.

13. Právo odvolat souhlas a právo vznést námitku

Aniž jsou jakkoliv dotčena práva dle předchozího článku 12, upozorňuje MSI dále zvláště na následující práva:

(a) Právo odvolat souhlas. Má-li být zpracování osobních údajů
klienta založeno na souhlasu, není klient povinen udělit svůj souhlas se
zpracováním a udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas kdykoli
odvolat. V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním
osobních údajů, může se obrátit na MSI prostřednictvím kontaktní osoby uvedené
v článku 3 tohoto Informačního memoranda. Odvoláním souhlasu není dotčeno
zpracování osobních údajů klienta pro účely, pro které není vyžadován klientův
souhlas.

(b) Právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke
zpracování osobních údajů pro účely ochrany oprávněných zájmů MSI či třetích osob,
je subjekt údajů oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku.
V takovém případě musí MSI za podmínek stanovených nařízením prokázat
závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů
ukončí. Pokud jsou osobní údaje klienta zpracovávány pro účely přímého
marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých
osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému
ukončení zpracování osobních údajů ze strany MSI pro tyto účely.

14. Právo podat stížnost

Pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování jeho
osobních údajů ze strany MSI dochází k porušení právních předpisů, zejména
nařízení, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů,
adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111,
web: https://www.uoou.cz/.

15. Závěrečná ustanovení

Toto Informační memorandum je platné a účinné ke dni 25. 5.
2018, přičemž aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách / a současně je
dostupné v sídle MSI.